二、档案管理工作的对策及思考
(一)强化档案管理意识,严格档案管理程序 强化每一名档案管理管理工作者的管理意识,养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备,每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房,库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展,应在档案管理程序中引进计算机管理软件,充分发挥计算机技术的应用,比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时,应提高每一名档案管理工作人员的综合素质,调动其工作主动性,从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样,才能满足当今档案管理工作的需要,从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
(二)档案交接严格按程序进行 档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真,所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还;三是对未整理的零散文件材料要分类存放,应清理没有的材料,整理可靠的文件,汇编成案,认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作,才能确保档案交接工作的顺利完成。 (三)健全档案管理制度 健全档案管理制度时应按照规范的操作流程,杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次,应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时,建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。第三,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用,实现人性化管理和简单快速的操作目标。 (四)建章立制,有章可循,规范操作 现如今,不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同,甚至许多单位缺乏规定和标准,这大大降低了档案管理工作的标准化程度,造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象,这大大减弱了档案的存取与调配的效率,也影响了档案管理信息化发展进程,更降低了档案的应用。大量低水平的重复作业与建设由此产生;同时,相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上,一直无法继续向前发展,没有更高的突破。所以,建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫,加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程,这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后,需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守,规范其操作流程,认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性,避免错误的发生。 总而言之,档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理,更新档案管理的理念,实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任,做到工作上一丝不苟,思想上始终以单位利益为重,在日常工作中应该加强宣传,告知档案持有人档案工作的重要性。档案管理工作人员应加强自身的文化水平,能熟练的掌握电子信息技术,将电子信息技术有效的应用到自身的工作之中,提高工作效率,完善档案管理的安全性和熟练性。在档案管理的改革路上,我们还有很长的路要走,我们需要加强信心,不断进取,总结经验,提高水平。 |